Robotic Accounting bij De Wever
‘We waren bij De Wever ontzettend
“Door onder andere nieuwe regelgeving was bij ons de administratieve druk rondom de factuurverwerking enorm toegenomen. Hierdoor kostte bijvoorbeeld het coderen van de facturen van onze grossier gemiddeld 12 uur per week. 12 uur! Eén telefoontje naar DDi in Hoofddorp bleek voldoende. We verwerkten onze facturen al jaren met hun software en ze hadden al eens verteld over hun nieuwe Transaction Robot. We waren heel nieuwsgierig of dit ons kon helpen!”
Waar hadden we mee te maken
Groeiende ergernis
We ergerden ons kapot aan het repeterende werk dat we er extra bij kregen. Dit leverde alleen maar overwerk en verlies van roostervrije dagen op. Een neveneffect van de nieuwe organisatie met een behoorlijk negatieve impact.
Zelfsturende teams, prachtig
Super goed idee. Echt waar. Maar wel met de nodige consequenties. Voedingsmiddelen bijvoorbeeld worden voortaan per afdeling besteld. Met 80 afdelingen ontstond er opeens een explosie aan facturen.
Nog geen e-facturen
Eerst zijn we daarom met onze leveranciers in gesprek gegaan. Konden zij hun facturen mogelijk anders aanleveren? Toen bleek dat ze ons e-facturen kunnen sturen in plaats van losse pdf’s. Top!
‘Naast het besparen van tijd wilden we bij finance ook de
budgethouders van De Wever beter van dienst zijn.’
Wat onze Transaction Robot nu doet
E-factureren was stap één
Met DDi zijn we het e-facturen platform gaan inzetten. Onze leveranciers verzenden hun facturen gratis naar het platform. Automatisch maakt deze er een e-factuur (UBL) van. Het nut ervan zagen we pas bij stap 3. Wow!
Stap 2: activeren robot
We kenden de Transaction Robot nog niet echt goed. DDi heeft hem eerst ingezet om alle facturen automatisch voor ons te verzamelen. Vervolgens werden ze direct klaargezet voor de codering. Dit alleen al scheelde behoorlijk wat tijd.
NXT: Robot trainen
Allereerst legden we onze Transaction Robot uit hoe wij onze facturen coderen. Daarna gingen we samen aan de slag met de facturen van onze grossier. Onze robot leerde snel, inmiddels codeert-ie alles.
Geen tijdverspilling meer
Met ons hele bedrijf hebben we een plan gemaakt om tijdverspilling tegen te gaan. Op álle vlakken. Wij bij finance maakten daarvoor ons eigen plan. Met de robot die het repeterende werk doet, is onze missie geslaagd!
Nog meer informatie over robotic accounting?
Bel ons dan even: 088 567 2000
Over Stichting De Wever
Stichting De Wever is de belangrijkste organisatie op het gebied van ouderenzorg in Tilburg. Zij zijn een vertrouwd adres als het gaat om zorg, behandelingen of diensten op één van de negentien locaties of bij de cliënten thuis.
