Factuurverwerking bij Verenigde Tankrederij

‘Bij de VT Group kwamen
we tijd tekort’

De Verenigde Tankrederij gaat als een speer. Dat merken we onder meer in het aantal facturen. Bovendien komen ze op steeds meer plekken binnen. Via de mail – zelfs op verschillende e-mailadressen – en ook nog genoeg via de post. De eerste e-facturen dienen zich ook al aan. Om nog maar te zwijgen over de toename van het aantal ‘dubbele’ facturen die we  ontvangen. Waarschijnlijk omdat ze op allerlei plekken binnenkomen.

Waar we tegenaan liepen

Niet meer te doen

Succes brengt nieuwe uitdagingen met zich mee. Ook bij onze crediteurenadministratie. Het aantal transacties groeit, alsmede het aantal inkoopfacturen. En we willen per sé met dit team de klus klaren.

Printen? Nee!

Steeds vaker komen de facturen per e-mail. Printen is geen optie. Ook handmatig opslaan, kopiëren van bijlagen e.d. is een ‘no go’. Kost veel extra tijd en biedt ons zeker geen voordelen.

Ook nog e-facturen

Want we ontvangen facturen niet alleen per post of e-mail, maar ook steeds vaker als e-factuur. Kortom, we zochten een oplossing om álle facturen eenduidig te verwerken.

We ontvangen steeds vaker facturen dubbel.
Soms wel 2 of 3 keer per e-mail en ook nog per post.

Wat onze Transaction Robot nu voor ons doet

Direct ontdubbelen

Steeds vaker ontvangen we facturen (drie)dubbel. Via verschillende e-mailadressen en soms ook nog per post. De Transaction Robot die we nu inzetten heeft dit meteen door. Hij pakt alle facturen voor ons op en ziet direct welke dubbel zijn. Ha!

Automatisch verwerken

Superhandig dat onze robot alle facturen ontvangt en ontdoet van dubbelingen. Maar het wordt nog mooier: hij boekt ze automatisch voor ons in en zet de boekingen door naar ons ERP-pakket. En als-ie het even niet weet? Dan schakelt ‘ie ons weer in.

Doorsturen om te fiatteren

De Transaction Robot boekt alle facturen – zonder fouten – voor ons in. Maar let op: we hebben hem nu ook uitgelegd welke budgethouders de facturen moeten fiatteren. Hij zet ze nu automatisch voor ons door. We hadden hier niet op gerekend, maar dat is echt reuze fijn.

Controleren en opvolgen

Ons werk is er aangenamer op geworden. De Transaction Robot weet precies de status van iedere factuur. Hij weet waar welke factuur ligt, stuurt notificaties als de fiatteur een factuur lijkt te vergeten en legt automatisch een audit trail aan voor iedere factuur. Onze robot is een enorme hulp.

Meer informatie over factuurverwerking?
Bel ons dan even: 088 567 2000

Over de VT Group

De Verenigde Tankrederij is partner in maritieme logistieke dienstverlening, gericht op de binnentankvaart en ook actief op zee. VT is een onafhankelijk bedrijf opgericht in 1916 met het hoofdkantoor gevestigd in de Rotterdamse haven. De schepen van VT leveren hoogwaardige en innovatieve diensten  en staan 24 uur per dag voor je klaar voor het vervoer en de bevrachting van vloeibare petrochemische- en biologische producten en bunkering van brandstoffen en smeermiddelen.

Een Transaction Robot helpt ook jou verder met de digitale transformatie van je administratie Laten we kennismaken