Factuurverwerking uit de Cloud

‘De gemeente Haarlemmerliede kon niet langer wachten’

Door wet en regelgeving worden gemeenten geconfronteerd met het voeren van een digitale administratie. De gemeente Haarlemmerliede & Spaarnwoude fuseert echter per 1-1-2019 met de gemeente Haarlemmermeer. Er was uiteraard geen ruimte meer voor grote investeringen. Omdat we toch iets moesten, kwamen we al snel uit bij de Transaction Robot van DDi. Dat deze meteen via de Cloud kon worden ingezet was helemaal fantastisch.

Waar we tegenaan liepen

Bescheiden boekhoudpakket

We maken als kleine gemeente al vele jaren gebruik van een bescheiden boekhoudsysteem. Even waren we bang dat dit wel eens lastig kon worden. Viel achteraf reuze mee. In een mum van tijd kon de Transaction Robot onze facturen verwerken.

We moesten wel snel

We moesten letterlijk supersnel schakelen. Europese wet- en regelgeving schrijven voor dat e-facturen per 1-1-2018 de norm is. We wilden per sé al een jaar eerder hierop voorbereid zijn. Met de DDi Cloud Service is deze uitdaging snel ingelost.

Zonder zorgen

Onze IT is al zo druk met de fusie. Ze konden ons niet helpen met deze uitdaging. Een SaaS-oplossing was daarom noodzakelijk. Geen extra last voor IT en geen zorgen over beheer, back-up, security, et cetera.

'Transaction robot DDi bezorgt gemeente Haarlemmerliede
zorgeloze factuurverwerking vanuit de cloud.'

Meer over DDi Cloud Services bij de gemeente Haarlemmerliede & Spaarnwoude

Naadloze integratie

Onze Transaction Robot zet alle facturen om naar een zogenaamde e-factuur. Deze koppelt-ie direct aan de factuurboeking. Deze wordt doorgezet naar ons boekhoudpakket. Het coderen en het opgeven van de routecode doen we zelf.

Controleren, fiatteren

Met de routecode die we meegeven, kan de Transaction Robot weer verder. Ze weet nu precies wie de factuur moet fiatteren. Via de mail ontvangt budgethouder een notificatie. Met één click op de link wordt de factuur getoond. Wat rest is controleren en fiatteren.

In control

Alle belanghebbenden moeten iedere factuur controleren en fiatteren. De robot weet gelukkig precies welke facturen nog in behandeling zijn en houdt de vervaldatum continu in de gaten. Als budgethouders te lang wachten, stuurt-ie ze automatisch een reminder.

Betalen en journaliseren

Na de autorisatie zorgt de Transaction Robot ervoor dat de facturen bij ons worden klaargezet voor betaling. Alle gegevens zet-ie door naar ons boekhoudpakket. Van daaruit verzorgen we de betaling en maken we de journaalpost in orde. Mooie oplossing zo!

Nog meer informatie over online factuurverwerking?
Bel ons dan even: 088 567 2000

Over de gemeente 

Haarlemmerliede en Spaarnwoude is een mooie en groene gemeente die tussen de steden Haarlem en Amsterdam in ligt. De gemeente vormt een natuurlijke, groene buffer in de Randstad. De oppervlakte van de gemeente is ca 2.086 ha. Het gemeentehuis staat in Halfweg. De gemeente Haarlemmerliede en Spaarnwoude heeft (per 1-1-2017) 5.665 inwoners.

Ik help je verder met de digitale transformatie van je administratie Laten we kennismaken