‘De gemeente Haarlemmerliede kon niet langer wachten’

We maken als kleine gemeente al vele jaren gebruik van een bescheiden boekhoudsysteem. Even waren we bang dat dit wel eens lastig kon worden. Viel achteraf reuze mee. In een mum van tijd kon de Transaction Robot onze facturen verwerken.

We moesten letterlijk supersnel schakelen. Europese wet- en regelgeving schrijven voor dat e-facturen per 1-1-2018 de norm is. We wilden per sé al een jaar eerder hierop voorbereid zijn. Met de DDi Cloud Service is deze uitdaging snel ingelost.

Onze IT is al zo druk met de fusie. Ze konden ons niet helpen met deze uitdaging. Een SaaS-oplossing was daarom noodzakelijk. Geen extra last voor IT en geen zorgen over beheer, back-up, security, et cetera.

Onze Transaction Robot zet alle facturen om naar een zogenaamde e-factuur. Deze koppelt-ie direct aan de factuurboeking. Deze wordt doorgezet naar ons boekhoudpakket. Het coderen en het opgeven van de routecode doen we zelf.

Met de routecode die we meegeven, kan de Transaction Robot weer verder. Ze weet nu precies wie de factuur moet fiatteren. Via de mail ontvangt budgethouder een notificatie. Met één click op de link wordt de factuur getoond. Wat rest is controleren en fiatteren.

Alle belanghebbenden moeten iedere factuur controleren en fiatteren. De robot weet gelukkig precies welke facturen nog in behandeling zijn en houdt de vervaldatum continu in de gaten. Als budgethouders te lang wachten, stuurt-ie ze automatisch een reminder.

Na de autorisatie zorgt de Transaction Robot ervoor dat de facturen bij ons worden klaargezet voor betaling. Alle gegevens zet-ie door naar ons boekhoudpakket. Van daaruit verzorgen we de betaling en maken we de journaalpost in orde. Mooie oplossing zo!