Purchase to pay bij het Jeroen Bosch Ziekenhuis
Met bijna 3.000 actieve crediteuren en ruim 50.000 facturen per jaar is er nogal wat werk te verzetten bij het Jeroen Bosch Ziekenhuis. Kopzorgen te over. Te vaak uitzoeken waar een factuur betrekking op heeft: wie heeft dit besteld, wat is er precies besteld en klopt de factuur wel met de order en de ontvangen goederen? Gek werden ze ervan op de crediteurenadministratie. Alweer jaren geleden ging JBZ aan de slag met DDi. Nu regelt hun Transaction Robot de matching processen.
Dit ligt gelukkig al lang achter ons
Dagelijks uitzoekwerk
Voorheen waren we dagelijks in de weer om een factuur te controleren. Wel leuk hoor al die contacten met de collega’s van inkoop en logistiek. Kostte alleen ontzettend veel tijd. Er mogen immers geen fouten worden gemaakt. Alles moet kloppen.
Gebrek aan transparantie
Niet alleen het uitzoekwerk was een crime, maar ook het transparant maken van de status van de facturen. Met 50.000 facturen per jaar was dit eigenlijk niet te doen. We hadden ons team zelfs gespiegeld aan de organisatiestructuur van ons ziekenhuis.
De verhuizing hielp
De echte omslag kwam met de verhuizing. In het nieuwe ziekenhuis moest primair alle ruimte naar de zorg gaan. Er was letterlijk geen ruimte meer voor een archief. Precies het zetje dat we nodig hadden.
‘Facturen moeten eerst matchen met order en logistiek:
de three-way-match controle is 100% waterdicht’
Wat onze Transaction Robot nu voor ons doet
Naadloze integratie
We hadden al een systeem voor inkoop en logistiek en uiteraard ook al een financieel pakket. We wilden deze systemen graag behouden. Ons nieuwe purchase to pay systeem moest dus naadloos integreren met onze bestaande systemen.
Snel geregeld
Verbazingwekkend snel werd ons doel verwezenlijkt. Onze Transaction Robot ontvangt nu automatisch al onze facturen, leest de data en het ordernummer, koppelt vervolgens direct met het inkoop- en logistiek systeem en voert de 3-way-match uit.
Wel / geen match
Klopt de 3-way-match dan boekt de robot de factuur in ons financieel pakket. Klopt de match niet, dan krijgen we meteen een seintje. Een verschil zit eigenlijk altijd in prijs/levering. Daar zijn we meestal snel uit. Of er is geen inkooporder aangemaakt. Maar dat is zeldzaam.
Synchroon fiatteren
Facturen die niet matchen moeten gefiatteerd worden door de budgethouders. Extra voordeel is nu dat we de factuur eenvoudig kunnen opsplitsen in meerdere regels. Hierdoor kan de factuur gelijktijdig naar meerdere fiatteurs. Uiteraard digitaal.
Nog meer informatie over three way match bij JBZ?
Bel ons dan even: 088 567 2000
Over het Jeroen Bosch Ziekenhuis
Het JBZ is een groot topklinisch opleidingsziekenhuis. Naast hoogwaardige patiëntenzorg behoren onderzoek en opleiding tot de kerntaken van JBZ. Ontstaan vanuit een fusie van kleinere ziekenhuizen in de regio is JBZ met ruim 4.000 medewerkers en 250 medisch specialisten de grootste werkgever van de regio ‘s-Hertogenbosch.
